پورتفولیوی خدمات

به‌طور معمول، پورتفولیوها پدیداری^[1] خدماتی را که یک سازمان در آنها سرمایه‌گذاری کرده است، ارتقا می‌بخشد از جمله خدماتی که در مرحله پیشنهاد و انتخاب هستند، آماده تحویلند، در حال حاضر ارائه می‌شوند و یا ارائه آن‌ها متوقف شده است. تصمیمات مبتنی بر پورتفولیوی خدمات، ارزش‌های یک ارائه‌دهنده خدمات را انعکاس داده و الهام‌بخش آن، راهبرد کلی توسعه و درک کامل از مصرف‌کنندگان است. اگرچه مسائل مالی ممکن است از همه این تصمیمات پشتیبانی نکند، اما برخی از تصمیمات مبتنی بر پورتفولیوی خدمات برای تأمین یک نیاز اساسی اتخاذ می‌شوند. چنین خدماتی باید از نزدیک کنترل و ارزش آنها به‌طور مداوم اندازه‌گیری و بررسی شود.

اولویت‌بندی و بهینه‌سازی تصمیمات و ارتباطات با پورتفولیو

هدف از اولویت‌بندی و بهینه‌سازی، دسته‌بندی اقلام درون یک پورتفولیو براساس معیارهای توافق‌شده است. معمول‌ترین معیارها مالی هستند، مانند هزینه و ارزش. موارد دیگر ممکن است شامل همسویی راهبردی، ریسک و پیچیدگی باشد. اولویت‌بندی نمونه کارها در تعیین محل سرمایه‌گذاری بیشترین ارزش را دارد. عدم اولویت‌بندی اغلب باعث می‌شود که پروژه‌ها، با منابع مشابه، همزمان توسعه داده شوند که منجر به هرج و مرج و افزایش قابل‌توجه ریسک شکست می‌شود.

ایجاد، برقراری ارتباط و پشتیبانی از مورد کسب‌وکار^[2]

تعریف: مورد کسب‌وکار

توجیهی برای صرف منابع سازمانی، ارائه اطلاعاتی در مورد هزینه‌ها، مزایا، گزینه‌ها، ریسک‌ها و مشکلات.

مانند هر تصمیم سرمایه‌گذاری، هر محصول، خدمت یا تغییر جدید باید دارای یک مورد کسب‌وکار مورد توافق رسمی باشد.

مورد کسب‌وکار ابزاری برای تصمیم‌گیری و پشتیبانی است که نتایج احتمالی یک اقدام کسب‌وکاری را نشان می‌دهد. مورد کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تغییرات پیشنهادی پورتفولیو و هزینه‌های مربوطه را با یکدیگر مقایسه کنند.

تدوین یک مورد کسب‌وکار

موارد کسب‌وکار از نظر محتوا و ساختار متفاوت هستند. ممکن است سازمان‌ها در تمامی موارد کسب‌وکار خود به محتوای یکسانی نیاز یا بسته به نوع سرمایه‌گذاری پیشنهادی، الزامات مختلفی داشته باشند. در هر صورت، یک مورد کسب‌وکار باید به‌وضوح پیشنهاد، مزایا و ریسک‌های آن را از تقاضا تا ارزش تبیین کند و به سؤالاتی که اغلب مدیریت ارشد می‌پرسد، پاسخ دهد و دلیل نیاز به مورد پیشنهادی و سرمایه‌گذاری بر روی آن را توجیه کند. جدول زیر ساختار ساده‌ای از مورد کسب‌وکار را ارائه می‌دهد.

تجزیه‌وتحلیل مالی در بیشتر موارد موفق کسب‌وکار، مهم است. بسیاری از سازمان‌ها برای حمایت از انواع مختلف موارد کسب‌وکار، دستورالعمل‌های‌خاصی برای نوع و قالب تجزیه‌وتحلیل مالی دارند.

چارچوب اولویت‌بندی پورتفولیو ممکن است اطلاعاتی را فراهم کند که باید در موارد کسب‌وکار گنجانده شود، زیرا انتظار می‌رود از این اطلاعات برای اولویت‌بندی سرمایه‌گذاری استفاده شود.

یک رویکرد مشارکتی می‌تواند در هنگام توسعه یک مورد کسب‌وکار مفید باشد با پاسخ به سؤالات زیر مفید باشد:

• به‌دنبال حل چه مشکلاتی هستیم؟
• دامنه محصول/خدمات چگونه خواهد بود؟
• چه کسانی مصرف‌کننده آن خواهند بود؟
• انتظار چه نتایج یا ارزش افزوده‌ای را داریم؟
• موفقیت را چگونه اندازه خواهیم گرفت؟

موارد کسب‌وکار باید اثبات کنند که محصول یا خدمات ارزش افزوده‌ای خواهند داشت و/ یا منجر به بهبود خواهد شد. هنگام تدوین موارد کسب‌وکار، مهم است که در مورد آنچه ممکن است روی دهد، واقع‌بین باشید. هنگام ارزیابی مزایای مورد انتظار، شرایط یا محدودیت‌های سازمانی را در نظر بگیرید زیرا ممکن است پتانسیل تغییر را محدود کند. این شرایط و محدودیت‌ها شامل موارد زیر می‌باشند:

سرعت تغییر: میزان تغییر پیشنهادی باید با توانایی سازگاری سازمان مطابقت داشته باشد.

فرهنگ: فرهنگ سازمان تغییر را تسهیل یا مهار می‌کند. سازمانی با رویه‌های ناسازگار فرهنگی با سازمانی با فرهنگ انطباق بالا متفاوت است. تغییر فرهنگ بسیار دشوار است. تلاش برای انجام این کار می‌تواند سرعت مطلوب تغییر را ماه‌ها یا سال‌ها کاهش دهد.

در دسترس بودن و ظرفیت منابع بسته به بودجه موجود

 ممکن است لازم باشد تغییرات تحت منابع موجود صورت گیرد. در صورت نیاز به منابع بیشتر، برنامه و مورد کسب‌وکار دیگری مورد نیاز است. همچنین، اطمینان از اینکه محصول یا خدمت جدید نیازهای ذینفعان مربوطه را برآورده می‌کند، مهم است. کسانی که بودجه این تغییر را تأمین می‌کنند ممکن است بهره‌مندی خود را در اولویت قرار دهند، بنابراین مورد کسب‌وکار باید نیازها و تأمین هرگروه از ذینفعان را جداگانه تحلیل کند.

یک مورد کسب‌وکار باید کاملاً شفاف و قابل دفاع و تعاملی باشد.

عمر یک مورد کسب‌وکار با تداوم عمر خدمت یا محصول مرتبط با آن تداوم می‌یابد.

[1] Visibility

[2] Business case